Datenschutzrichtlinie

V1.3, Gültig ab: 1. Juli 2025

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für die Website http://www.keyspot.ai und die dort angebotenen Dienste (zusammen „Keyspot-Dienste“). Sie beschreibt welche personenbezogenen Daten wir von Nutzern der Keyspot-Dienste („Nutzer“) erheben, und wie wir diese Daten verwenden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können.

1. Allgemein

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für die keyspot GmbH höchste Priorität.

Die keyspot GmbH beachtet die geltenden Datenschutzgesetze und informiert hiermit umfassend über den Umgang mit personenbezogenen Daten mit den folgenden Datenschutzbestimmungen.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:
keyspot GmbH
Friedhofstraße 7
67273 Weisenheim am Berg
Deutschland

E-Mail: info@keyspot.ai

Datenschutzbeauftragter:
Michael Keil

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail.

2. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der keyspot-Dienste

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung der Dienste von keyspot ist es erforderlich, dass personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Die keyspot GmbH ist bestrebt, möglichst wenig personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Wenn ein Nutzer mit Keyspot-Diensten interagiert, überprüfen wir aus Sicherheitsgründen Gerätedaten des Zugriffs, sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs den Dienst. Andere Daten wie IP-Adressen oder Browser-Metadaten werden nicht erfasst.

Bei folgenden Ereignissen ist die Angabe personenbezogener Daten durch den Benutzer erforderlich:

Erstellung eines Nutzer-Kontos durch Registrierung
Buchung eines persönlichen Gesprächs über Calendly
Anforderung einer Testversion
Nutzung von Kontaktformularen (z. B. Störungsmeldung, Helpdesk)
Anderweitige Kontaktaufnahme, z.B. per E-Mail oder Telefon

Für diese Veranstaltungen können einige oder alle der folgenden personenbezogenen Daten erfasst werden:

Vor- und Nachname
Kontobenutzername
Unternehmen
Abteilung
E-Mail-Adresse

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie für die Nutzung der keyspot-Dienste. Im Einzelnen nutzen und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um:

Gewähren Sie einen sicheren Zugriff auf unsere Dienste
Bestätigen Sie Ihre Identität
Auf Benutzeranfragen reagieren
Bieten Sie Kundensupport an
Erstellen und Verwalten von Benutzerkonten
Bewerten Sie die Systemsicherheit und -stabilität
Kommunikation mit Benutzern und Kunden im Rahmen der Bereitstellung von Keyspot-Diensten

Wir verarbeiten gelegentlich Nutzerdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern nicht anders angegeben, verfolgt die Keyspot GmbH in diesen Fällen folgende berechtigte Interessen:

Verbesserung unserer Dienstleistungen und Angebote
Schutz vor Missbrauch, illegalen Aktivitäten oder unbefugten Handlungen
Durchführung statistischer Analysen

Wir geben keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

3. Cookies und Tracking-Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um die Leistung der Website zu verbessern, den Datenverkehr zu analysieren und bestimmte Marketingaktivitäten von zu unterstützen. Einige dieser Cookies werden von Drittanbietern wie Google für Analysezwecke und Werbezwecke gesetzt.

Ausführlichere Informationen über die von uns verwendeten Cookie-Arten und darüber, wie Sie Ihre Einstellungen verwalten können, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

4. Speicher- und Löschfristen

Nach erfolgreicher Registrierung für die keyspot-Dienste speichern wir Ihre personenbezogenen Daten sicher in unserem Rechenzentrum in Deutschland. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie es zur Erfüllung der vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten, für die die Daten erhoben wurden, erforderlich ist. Nach Erfüllung dieser Pflichten löschen wir die Daten, es sei denn, sie werden zu Beweiszwecken, innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist für zivilrechtliche Ansprüche oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt. Für buchhalterische Zwecke und im Rahmen gesetzlicher Dokumentationspflichten speichern wir Ihre Daten für eine Dauer von 10 Jahren.

5. Rechte der Nutzer

Gemäß der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat jeder Nutzer folgende Rechte:

das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
das Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO
das Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO

Jeder Nutzer hat das Recht auf Berichtigung und/oder Löschung seiner Daten, sofern diese nicht bereits automatisch gelöscht wurden. Darüber hinaus kann jeder Nutzer seine einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Es ist zu beachten, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Da die keyspot GmbH die Daten des Nutzers ausschließlich im Auftrag ihrer Kunden verarbeitet, muss der Nutzer seine Rechte gegenüber dem jeweiligen Vertragspartner („Kunde“) geltend machen.

6. Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Die Nutzung der keyspot-Dienste kann die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhalten, insbesondere im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Informationen im Zusammenhang mit Ausschreibungen und damit verbundenen Dokumenten. In solchen Fällen agiert keyspot als Auftragsverarbeiter im Namen des Kunden, gemäß Artikel 28 der DSGVO. Um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten, muss zwischen der keyspot GmbH und dem Kunden eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DVV) abgeschlossen werden. Diese Vereinbarung legt den Umfang, die Art und den Zweck der Datenverarbeitungstätigkeiten fest und regelt die Rechte und Pflichten der beiden Parteien.

7. Datenschutz

Den an der Datenverarbeitung beteiligten Mitarbeitern ist es strengstens untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu erheben, zu verwenden oder anderweitig zu verarbeiten. Die keyspot GmbH beachtet bei der Verarbeitung personenbezogener Daten alle anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Die keyspot GmbH hat gemäß den gesetzlichen Vorgaben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um personenbezogene Daten zu schützen und den unbefugten Zugriff Dritter zu verhindern. Darüber hinaus stellt die keyspot GmbH sicher, dass alle mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

8. Ergänzung der Datenschutzhinweise

Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung jederzeit gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen aktualisiert werden kann. Wir informieren Sie über Änderungen dieser Datenschutzerklärung, indem wir Sie über die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten kontaktieren. Die geänderte Datenschutzerklärung tritt mit der Benachrichtigung über die Änderung in Kraft.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne unter der oben angegebenen Kontaktadresse zur Verfügung.